Wygodne Zwroty w wariancie:

• Integracja systemów informatycznych z platformą sklepową klienta (API) - pełna automatyzacja procesu generowania zwrotu z konta użytkownika w sklepie
• Gotowa integracja i system online do zarządzania obsługą zwrotów - połączenie zamówień ze sklepu z centralnym panelem zarządzania zwrotami, zapewniające pełną kontrolę i obsługę procesów w jednym miejscu.
• Przycisk odstąpienia w interfejsie sklepu - zgodność z Dyrektywą UE 2023/2673 oraz lepsze CX.
• za przesyłkę zwrotną w 100% płaci konsument - zwroty darmowe dla sklepu.

O marce Orteo.pl

Orteo.pl to dynamicznie rozwijający się, specjalistyczny sklep internetowy (oraz stacjonarny z punktami m.in. w Krakowie i Wieliczce) z branży medycznej, ortopedycznej i rehabilitacyjnej. Firma przeszła drogę od mniejszego podmiotu handlowego do prężnie działającego e-commerce generującego wielomilionowe obroty. Z powodzeniem łączy sprzedaż do klientów indywidualnych oraz gabinetów i terapeutów z obsługą zamówień refundowanych ze środków NFZ i PFRON. Marka mocno stawia na cyfryzację i usprawnianie procesów - niedawno wdrożyła zaawansowane integracje IT oraz systemy automatyzujące logistykę magazynową, co pozwoliło jej znacząco przyspieszyć realizację zamówień.

Potrzeba Klienta i nasze wyzwanie

Gdy marka dynamicznie zwiększała swoje działania, dotychczasowa obsługa przesyłek zwrotnych stała się wąskim gardłem i realnym hamulcem rozwoju. Przez 2 lata sklep nie widział potrzeby wprowadzania zmian w swoim modelu logistycznym, a zwroty towaru traktowane były jako „zło konieczne” - czasochłonny proces generujący dodatkową pracę w magazynie, chaos informacyjny oraz niepotrzebne koszty.

Główne wyzwania, z jakimi mierzył się e-sklep Orteo.pl przed uruchomieniem usługi Wygodne Zwroty

• ręczne przepisywanie danych z etykiet i formularzy papierowych,
• czasochłonne wyszukiwanie danych zwracanych zamówień,
• długi czas przetwarzania przesyłek,
• dodatkowa praca w magazynie spowalniająca procesy,
• brak centralnej informacji o zwrotach w sklepie,
• brak informacji kierowanych do klientów na temat statusu zwrotu,
• obciążenie Biura Obsługi Klienta pytaniami o zwroty ze strony klientów.

Wdrożone przez Wygodne Zwroty rozwiązanie

Transformacja logistyki zwrotów w Orteo.pl polegała na wyeliminowaniu zbędnych kroków operacyjnych i zastąpieniu dotychczasowego procesu nowoczesnym, zintegrowanym ekosystemem technologicznym.

Kluczowe filary wdrożenia

1. Pełna integracja API: dostosowany do indywidualnych wymagań sklepu Orteo.pl proces zwrotu oraz automatyczne generowanie zwrotu z poziomu szczegółów zamówienia na koncie użytkownika, dzięki czemu klient nie musi ponownie wyszukiwać zamówienia ani przepisywać swoich danych.
2. Gotowa integracja: połączenie platformy sklepowej Orteo.pl bezpośrednio z panelem zarządzania Wygodne Zwroty, dzięki czemu zamówienia są automatycznie synchronizowane z systemem obsługi zwrotów.
3. Zasada „1 skan” na magazynie: zamiast ręcznego wprowadzania danych, magazynier wykonuje tylko jeden skan etykiety adresowej. System automatycznie identyfikuje paczkę, wiąże ją z danymi zwracanego zamówienia i natychmiast aktualizuje status, co znacząco skraca czas obsługi zwrotu.
4. Model „1 system” (centralne źródło wiedzy): zapewnienie jednej, centralnej bazy informacji o zwrotach (dostępnej online) dla wszystkich działów w firmie - od BOK i zespołu e-Commerce, przez Magazyn, aż po Zarząd.
5. Zautomatyzowana komunikacja z konsumentem: system automatycznie informuje klienta o każdym etapie przetwarzania jego paczki zwrotnej, powiadamiając o zmianach statusu.
6. Model finansowy, w którym 100% opłaty za przesyłkę zwrotną ponosi konsument: wdrożenie wariantu, w którym pełny koszt przesyłki zwrotnej pokrywa kupujący pozwala sklepowi znacząco obniżyć koszty obsługi zwrotów i zachować zerowe koszty obciążenia samymi przesyłkami.

Jakie usprawnienia w procesie zwrotu nastąpiły po wdrożeniu narzędzia Wygodne Zwroty?

W zakresie poprawy doświadczenia klienta

• Pełna przejrzystość: klient sklepu Orteo.pl otrzymuje automatyczne powiadomienia na każdym etapie przetwarzania paczki, co eliminuje niepewność.
• Mniej pytań do BOK: klient nie ma potrzeby kontaktowania się z obsługą sklepu z pytaniami typu „Czy moja paczka już dotarła?”, “Kiedy otrzymam zwrot środków?”, gdyż otrzymuje automatyczne powiadomienia o zmianach statusu zwrotu.
• Czytelny “przycisk odstąpienia” - klient od razu zauważa na widocznym banerze przycisk odstąpienia od umowy, co podnosi zaufanie do sklepu i wpływa na poczucie bezpieczeństwa dokonywanych zakupów.

• Wygodne nadawanie zwrotów: po kliknięciu w button, klient otrzymuje dostęp do przejrzystego formularza online i intuicyjnego procesu nadania zwrotu, a dzięki integracji API może automatycznie wyszukać zamówienie, które chce zwrócić. 
• Automatyczne uzupełnienie danych zwrotu: co ważne, klient nie ma konieczności szukania adresu sklepu i wyszukiwania przewoźnika na własną rękę, nie musi też wypełniać papierowych formularzy i może łatwo nadać zwrot bez drukowania etykiety (zależnie od przewoźnika).

• Szeroka dostępność punktów nadań: korzystając z usługi Wygodne Zwroty, klienci sklepu Orteo.pl mogą skorzystać z sieci ponad 70 tys. punktów nadań na terenie kraju, zarówno w postaci automatów paczkowych (Paczkomaty InPost, automaty paczkowe DPD i DHL), jak i punktów obsługi (DPD Pickup, DHL POP), zlokalizowanych w dogodnych miejscach, np. sklepy Żabka, Stokrotka, sieci handlowe.  
• Niższe ceny i możliwość nadania bez etykiety: użytkownicy nadający zwrot otrzymali również znacznie niższe ceny za nadanie przesyłki niż gdyby nadali ją bezpośrednio u poszczególnych przewoźników oraz mogą nadawać przesyłki bez drukowania etykiety adresowej (zależnie od przewoźnika).

W zakresie usprawnienia logistyki zwrotów

• Skrócenie czasu obsługi zwrotów o 50%: błyskawiczna weryfikacja paczek w magazynie dzięki szybkiej identyfikacji zwrotów poprzez skanowanie etykiety adresowej i automatycznemu wiązaniu danych przesyłki ze zwracanym zamówieniem w systemie.

• Łatwiejsza identyfikacja: aby jeszcze szybciej i łatwiej identyfikować zwroty w magazynie, etykiety na paczkach dla sklepu Orteo.pl zawierają dodatkowo nadrukowaną informację “Wygodne Zwroty”.
• Centralizacja informacji: działy Magazynu, BOK i Sprzedaży e-Commerce pracują na tych samych danych online w jednym systemie.
• Eliminacja pomyłek: nastąpiło usunięcie błędu ludzkiego wynikającego z ręcznego przepisywania danych.
• Łatwe zarządzanie zwrotami: bieżący dostęp do systemu online ułatwia monitorowanie, kontrolę oraz zarządzanie operacyjne w procesie obsługi zwrotów

W zakresie analizy danych o produktach w e-sklepie

• Analityka wspierająca biznes: dane o zwrotach przestały być martwym plikiem - służą teraz do precyzyjnego planowania zatowarowania i weryfikacji przyczyn zwrotów.
• Szybka identyfikacja błędów produktowych: dzięki danym o zwrotach możliwe jest lepsze wykrywanie ewentualnych błędów i wad produktów.
• Lepsze planowanie działań: precyzyjne dane o zwracanych zamówieniach pozwalają wyciągać wnioski na przyszłość i lepiej planować rozwój e-biznesu.

W zakresie optymalizacji kosztów obsługi zwrotów

• Model bezkosztowy dla sklepu: za przesyłkę zwrotną w 100% płaci konsument, co chroni marżę sklepu Orteo.pl.
• Redukcja roboczogodzin: oszczędność czasu pracy zespołu logistyki i BOK bezpośrednio przekłada się na niższe koszty operacyjne.

Opinia Klienta

Jarosław Rękas - Współzałożyciel i Marketing Manager Orteo.pl:

„Przez dwa lata nie widzieliśmy potrzeby wprowadzania zmian w logistyce zwrotów, traktując je jako nieuniknione utrudnienie w e-commerce, jednak wdrożenie dedykowanej technologii od marki Wygodne Zwroty zbiło nasze obiekcje, spełniło oczekiwania i okazało się dużym krokiem naprzód. Dzięki automatyzacji procesów magazynowych, integracji systemowej i dostępowi do panelu zarządzania zwrotami skróciliśmy czas obsługi przesyłek zwrotnych aż o 50%. Nasz magazyn i BOK pracują znacznie sprawniej, a my zyskaliśmy pełną kontrolę procesu, lepszą analitykę i realne oszczędności. Ponadto wdrożony na stronie sklepu Orteo.pl baner z widocznym przyciskiem odstąpienia wpływa realnie na lepsze Customer Experience i zwiększa zaufanie do marki, co przekłada się na wyższą konwersję.”

Najważniejsze korzyści, które uzyskała marka Orteo.pl po uruchomieniu usługi Wygodne Zwroty

• Skrócenie czasu obsługi zwrotów o 50%: szybszy proces przyjmowania paczek na magazynie, automatyczna identyfikacja zwrotów, łatwe zarządzanie online i odciążenie BOK.
• Wdrożenie zasady „1 skan, 1 system”: eliminacja ręcznego przepisywania danych oraz stworzenie jednego, centralnego źródła wiedzy o zwrotach dla całej firmy realnie wpływa na usprawnienie procesu obsługi zwrotów.
• Zerowe koszty przesyłek zwrotnych dla sklepu: model “zwrot w 100% opłacany przez konsumenta” przekłada się faktyczne obniżenie kosztów procesu obsługi zwrotów.
• Zaawansowana analityka: analiza danych o zwrotach przyczynia się do optymalizacji zatowarowania, modyfikacji oferty i lepszego planowania działań e-commerce.
• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej: pełna wiedza o zwrotach, bieżący dostęp do wszystkich danych, możliwość wprowadzania notatek, zmian statusów i przydzielania ról osobom w zespołach: Magazyn, BOK, e-Commerce wpływa bezpośrednio na poprawę komunikacji wewnętrznej.
• Automatyzacja komunikacji z klientami: wysłanie przez system automatycznych powiadomień do klientów o każdej zmianie statusu zwrotu znacznie odciąża BOK i ułatwia pracę.

Chcesz poznać pełne kulisty tego wdrożenia na żywo? Zagłosuj na naszą prelekcję!

Chcemy zaprezentować to praktyczne Case Study na scenie E-commerce Warsaw Expo (23.10.2026)!

Prelekcję chcą poprowadzić:

• Jarek Rękas - Współzałożyciel i Marketing Manager Orteo.pl, odpowiedzialny za skalowanie sklepu i jego procesów.
• Krzysztof Kukla – CEO marki Wygodne Zwroty, z której rozwiązania w zakresie zarządzania obsługą zwrotów korzysta już ponad 2500 e-sklepów.

O tym, które wystąpienia pojawią się w oficjalnej agendzie, zdecydują głosy społeczności. Każdy głos to wsparcie dla szerzenia praktycznej wiedzy o rozwoju nowoczesnego e-commerce!

Zagłosuj na prelekcję Orteo.pl i Wygodnych Zwrotów

Jak możesz zagłosować?

1. Wejdź na stronę głosowania przez poniższy przycisk.
2. Zaloguj się i oddaj swój głos przez swój profil na LinkedIn.

Zainteresowała Cię usługa Wygodne Zwroty?

Chciałbyś ją uruchomić w swoim sklepie internetowym?

• Wypełnij poniższy formularz - nasi Doradcy skontaktują się z Tobą